仕事効率化の第一歩は自分の仕事を分析することから

仕事効率化の第一歩は自分の仕事を分析することから始める

仕事の効率化をするためには、まず自分の仕事を分析することが必要です。

「１日の仕事で、どの仕事をどのくらいの時間でやっているのか？」

これを記録していくことで、実際にどの部分が無駄であるかを分析していくのです。

「１日が忙しくあわただしいまま終わってしまう」と思っていても、実際は無駄に過ごしている時間が多いことに気がつくと思います。

私もチェックしてみたのですが、実際に集中して仕事をしている時間が短いことに、愕然としました。意外と無駄に過ごしている時間が多いのです。

と言うことは、この部分を改善することができれば、もっと効率的に仕事ができるようになるわけです。

スキルアップによる時間短縮よりも、ムダ時間を短縮するほうが簡単に仕事の効率化ができる

今まで１時間でやっていた仕事を、明日から３０分で終わらせるのは難しいかもしれません。と言うのも、仕事のスキルはいきなり向上するのではなく、経験と共に徐々に向上していくからです。

スキルが向上すれば、１時間でやっていた仕事が３０分で出来るようになるかもしれませんが、それには経験という時間が必要になるのです。

まずは「自分の仕事のやり方を記録して、無駄に過ごしている時間を減らしていきましょう」と言うことです。こちらの方か簡単です。

１５分単位で仕事内容をチェックしていく

まずは、自分の仕事をチェックすることから始めます。手帳などのスケジュール帳に、仕事の内容を１５分刻みで記録していきます。

なぜこのような記録をするのか？

それは、人それぞれ状況が異なるからです。

やった仕事をいちいち書いていくのはとても面倒な作業かもしれません。しかしながら、仕事の状況は人それぞれ違いますし、どこが無駄なのかは、その人でなければ分からないのです。

スケジュールの他に、「おやっ？」と思ったことを書いてみて下さい。「おやっ？」と言うのは、「この部分は改善できそうだ」とか「この部分は無駄に過ごしている部分かもしれない」と言ったようなことなど。

まずは、自分の仕事を見返して、時間の使い方をチェックしてみましょう。