手帳に情報を集約することで仕事のミスを減らすことができる

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仕事にかかる時間を正確に把握すること

「なぜ、仕事の内容を記録することが大切なのか?」

仕事には色々なものがありますね。短時間で終わるもの。長時間かかるもの。あなたは、それぞれの仕事にどのくらいの時間がかかるかを理解していますか?

それぞれの仕事にかかる時間を把握していると、スケジュールが立てやすくなります。

最初は分からなくても、いつも仕事が終わったらその仕事にかかった所要時間を記録しておけば、次に同じ仕事をする時に見返せば、その時間が分かります。

その時の状況によって、ちょっとした誤差はでるかもしれませんが、記録を続けていけば、時間精度は上がっていきます。仕事にかかる時間が事前に把握できていると、精神的にも楽になります。

「人が不安になってしまうのは、未来が予測できないこと」です。事前に把握できるということは、未来が予測できますから、不安を減らすことができるのです。

おすすめの手帳は1日1ページ

スケジュール管理には手帳が必要不可欠なツールになります。書店や文具店に行くと、たくさんの手帳がありますね。1ヶ月1ページ、2週間1ページ、1週間1ページなど。

私がオススメしている手帳は、1日1ページの手帳です。

なぜ1日1ページの手帳がオススメなのかと言うと「メモ欄のスペースが広い」からです。1ヶ月1ページ、2週間1ページ、1週間1ページの手帳だと、メモを書くスペースが少ないのです。

私は、ちょっとしたメモ、打ち合わせの内容、アイデアなど、とにかく手帳に書くようにしています。

手帳に情報を集約することで仕事のミスを減らすことができる

手帳1つに情報を集約することで、ミスが少なくなります。

別のメモや、書類の余白に書いたりしていると、そのメモをなくしたり、書類を破棄してしまったりして、メモの内容を忘れて仕事に支障がでてしまったことがありました。

別のメモや書類の余白に書く時は、特に仕事が忙しい時に多いと思います。手元に書くものがないので、書類の余白に殴り書きのように書いてしまう。

これが非常に危険なのです。

まだその仕事を覚えていれば良いのですが、その仕事の存在すら忘れてしまい、後でクレーム対応をすることになったこともあります。

やらなくても良い仕事はやらないようにする

仕事を忘れてしまった結果のクレーム対応は、きちんと仕事を忘れずにやっていればやらなくても良い仕事です。

「やらなくても良い仕事はやらない」これが仕事の効率化をするためにとても重要なことになります。仕事を効率化していくには、このようなミスは絶対に避けなければなりません。

私は以前、そんな経験をしてしまったので、何かメモするときは必ず手帳に書くようにしています。全ての情報を手帳に集約しておけば、手帳を見返せば何でも分かることになります。

こうすることで、ミスを最小限に抑えることができるのです。