仕事が完了した書類はデジタル化して保存すれば、机のスペースを有効に使うことができる。

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仕事が完了した書類をドンドン捨てていかないと机のスペースがいっぱいになってしまう

会社のデスクスペースの多くを占めるのが書類だと思います。オフィスでは書類のデジタル化が叫ばれていますが、紙の書類は一向に少なくなりません。

机のスペースは限られているので、いらない書類はドンドン捨てていかないと、机が書類の山になってしまいます。

机が書類の山になってしまうと、必要な書類を探すのに時間がかかってしまい、時間効率の面から良くありません。

特に最近は、デスクがフリースペースになっていて、パソコンや文具、書類一式をロッカーで保管して、使うときだけロッカーから荷物を取り出して、好きな場所のデスクで仕事をする会社も増えてきています。

そうなると、ロッカーの容量以上の書類を保管することができません。

しかし、紙の書類を捨てようとすると「もしかしたら、この書類使うかもしれない」と思い、なかなか捨てられないというのが現状ではないでしょうか？

完了した書類はスキャンしてデジタル化する

そんな時は、紙の書類をスキャンしてデータ化することをおすすめします。

今のコピー機は、コピーやFAXはもちろんのこと、プリンターやスキャン機能がついているのもあります。もし、コピー機にスキャン機能がついているのであれば、このスキャナーを使って、紙の書類をデジタル化してみましょう。

私の場合、完了済みの書類を1つのクリアファイルに入れていきます。そして、そのクリアファイルがいっぱいになった段階で、スキャンしていきます。データの種類は、画像（JPG）かPDFが一般的です。使いやすいデータ形式で良いと思います。

次に、スキャンしたデータをフォルダ分けして保存していきます。

このとき注意することが、「あまり細かくフォルダ分けをしない」と言うことです。最初は、たくさんのフォルダを作らずに、ファイルが多くなってきて細かく分類する必要が生じてきたら、順次フォルダを作るようにします。

というのも、完了した仕事の書類は、意外と見返す頻度が少ないのです。

そのため、スキャンした書類を見返す頻度が少ないのに、データの分類に時間をかけていたら、これも時間効率の面から良くありません。

書類のスキャンを定期的に行っていけば、机の上もきれいになって、書類もデータとして保存しているので、心理的に安心できます。