仕事の進捗状況を把握して緊急時でも柔軟にスケジュール変更できる体制を整えておく

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手帳を何度も見ることで自分のやるべき仕事を覚える

私がデスクワークをしている時は、パソコンのキーボードの前に手帳を開いたままにしています。手帳が自分の視界の中に入ることで、何度も手帳を見ることになります。

手帳を繰り返し見ることで、「仕事の進捗状況」「抱えている仕事の内容」を把握することができます。頻繁に見ているので、やるべき仕事を自然に覚えてしまいます。

いくら手帳に仕事の内容やスケジュールを書いても、それを見返さなければ忘れてしまいます。仕事を忘れないようにするには、手帳を何度も見返すことが大切です。

移動中にも細切れ時間を使って手帳を見る

社内でのデスクワークの少なくて、外回りが多い方もいらっしゃると思います。

電車での移動が多い方は、電車に乗っている時に手帳を見る。車での移動が多い方は、停車中に見る（安全には十分に注意して下さい）など、細切れ時間を有効に活用してみて下さい。

このような細切れ時間は、意外にたくさんあります。どんなに忙しくても、1分くらいの時間はあると思います。1分もあれば、仕事の進捗状況の確認は十分にできます。

できれば、手帳を見る機会はたくさん作って下さい。1回ではなく5回。5回ではなく10回。

見る機会が増えれば増えるほど、仕事の進捗状況を把握することができるようになります。手帳を見なくても進捗状況を覚えているくらいまでなれるのがベストです。

仕事の進捗を把握して緊急時でもスケジュールを柔軟に調整できるようにする

仕事の進捗状況を把握することは、スケジュール管理をする上で最も重要なことになります。

・予定通りに進んでいれば、その調子で仕事をやっていく
・予定以上に進んでいるのであれば、明日以降に予定した仕事を前倒しするかを検討する
・予定より遅れているのであれば、どうすれば予定通りに進めることができるのか、あるいは明日に延ばせる仕事があるかどうかを検討する

仕事をやっていると、緊急のトラブル対応などが発生することがあります。

この時に、仕事の進捗を把握しておかないと、慌ててしまい、冷静な判断ができなくなります。冷静な判断ができなくなることは、仕事のミスを誘発します。

ミスをすれば、そのミスを挽回するためにさらに時間を費やさなければなりません。

手帳を何度も見て仕事の進捗を把握しておけば、このような緊急時でも柔軟にスケジュールの修正をすることが可能です。

どんな状況下においても、柔軟にスケジュール変更できる体制を整えておく。これが、仕事を効率化させるために必要です。