アポイントメントを取るコツ。相手にスケジュールの決定権を与えないことが時間効率化につながる。

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相手にスケジュールの決定をゆだねてはいけない

仕事でお客様と打合せするために、アポイントを取る場面があると思います。このような時に、あなたはどのように日程を調整しているでしょうか？

「次回のお打ち合わせですが、いつがよろしいでしょうか？」

このように話している場合は注意が必要です。

なぜ注意が必要なのかというと、打合せ時間の設定を相手に全てゆだねているからです。仕事の効率化を図るためには、自分で時間をコントロールしていかなければなりません。

もし、相手が設定してきた打合せの時間帯に、既に予定が入っていたらどうでしょうか？

お客様との打合せを優先するのか、既に入っている予定を優先するのか、決めなければなりません。

もしお客様との打合せを優先するのであれば、既に入っている予定を別の時間に調整する必要が発生します。

別の時間に調整できれば良いですが、調整できないこともあります。

こちら側から「いつがよろしいですか？」と聞いておきながら、言われた時間がダメとなってしまっては、「そっちが、いつが良いですか？と聞いてきたのにダメってどういう事ですか？」と相手を怒らせてしまうとも限りません。

このようにならないためには、相手にスケジュールの全ての決定権を与えるのではなく、こちらが主導権を握るのです。

アポイントメントを取る場合はこちらから候補となる日程を伝える

アポイントメントを取る場合のコツは、自分の空いている時間を2～3つ用意しておいて、相手にその日を提案するのです。

「次回のお打ち合せの件ですが、○月○日○時と△月△日△時と□月□日□時の中で、空いている時間はありますでしょうか？」

１つの候補だけだと日程が合わないことがあるのですが、３つ程度候補を提案すれば、どれか１つの日程に決まります。

こちら側は、空いている時間帯を候補にしているので、自分のスケジュールを変更する必要もありません。

このように、アポイントメントを取る場合は、こちらの空いている時間を提案するのです。

そうすることで、こちら側のスケジュールを再調整する必要もありませんし、無駄な時間を費やすこともなくなります。

最終的な決定権は相手に与えますが、日程の候補はこちらで決めていますので、相手の意志を尊重しつつ、自分のスケジュールを変更することなく、アポイントメントを取ることができます。