仕事を効率良く行う4つのポイントとは？

テーマ : 自己管理講座  1．時間管理  

この記事のポイント

スケジュール管理が上手になると、効率的に仕事を進めることができます。効率的に仕事が進められるようになると、時間に余裕ができて、仕事のミスも少なくなります。1日は24時間。仕事の時間が短縮できれば、プライベートで過ごせる時間が多くなります。

仕事を効率良く行うためのポイントは3つ

スケジュール管理はポイントを押さえておけば、そんなに難しいものではありません。

スケジュール管理が上手になれば、たくさんの仕事をこなせるようになります。たくさんの仕事を効率良くこなすために大切なことは下記の4つです。


会社で周りの人を観察してみると分かりますが、仕事のやり方は人それぞれです。

その人のスキルにもよりますが、「もうちょっとスケジュール管理を上手にやれば、もっと効率的に仕事ができるようになるのに・・・」と思うことが多いです。

上手に時間の効率化を行って仕事をやっている人は、上記の4つをきちんとやっています。逆に、上手に出来ていない人ほど、上記の4つをおろそかにしているような気がします。

【ステップ1】自分のやるべき仕事をリストアップする

自分のやるべき仕事が発生したら、すぐその場で手帳に書きます。

手帳を見れば、自分のやるべき仕事が全て書いてあるようにしておきます。これを徹底すれば、仕事を忘れることはなくなります。

また、全部の仕事が書いてあると言うことは、自分がやるべき仕事の量を客観的に把握することができます。

仕事の全体像を把握しておくことは、スケジュール管理をする上でとても重要です。

【ステップ2】自分のやるべき仕事を重要度、緊急度別に分類する

自分のやるべき仕事をリストアップした後は、仕事を分類していきます。仕事には、重要度と緊急度（期限）があります。


今日中にやらなければならない仕事を後回しにして、自分がやらなくても良い仕事をやってしまう。

すると、今日中にやらなければならない重要な仕事をする時間がなくなって、残業しなければならなくなった。

これは、重要度、緊急度を判断せずに仕事をすることで起こります。スケジュール管理がうまくできない人は、この重要度、緊急度の判断ができていません。

人は意識していないと、楽な方に流れてしまいがちです。何も考えずに仕事をやっていると、重要でない簡単な仕事をやってしまいます。

そうならないために、自分のやるべき仕事を重要度と緊急度（期限）別に分類しておきます。

【ステップ3】仕事をどの順序でやるかを決める

重要度と緊急度（期限）別に分類したら、仕事をどの順序でやるかを決めます。

そして、順序を決めたら、その順序どおりに一つずつ仕事をこなしていきます。また、仕事が完了したら、その仕事の所要時間を記録しておきます。

次回以降、同じ仕事をする時に、あらかじめ所要時間が分かると、予定を立てる際に精度が高くなります。

【ステップ4】新しい仕事が入ってきたら、自分の仕事を再構成する

仕事が予定通りに進めば問題はないのですが、突発的に仕事が入ってくることもあります。

スケジュール管理が苦手な人は、ここでパニックになってしまい、仕事が中途半端になってしまいます。

このような時は慌てずに、重要度と緊急度（期限）を比べて、今の仕事をそのまま進めるか、今の仕事を一旦止めて、新しく入ってきた仕事をやるかを判断します。

突発的な仕事が割り込んできた時に、どのように自分の仕事を再編成して進めていくか。この時の対応が、仕事を効率的にこなしていくための重要なスキルになります。

行動へのステップ

１．自分のやるべき仕事をリストアップする
２．自分のやるべき仕事を重要度、緊急度別に分類する
３．仕事をどの順序でやるかを決める
４．新しい仕事が入ってきたら、自分の仕事を再構成する