アポイントを取る時、相手に決定権を与えてはいけないのはなぜか？

テーマ : 自己管理講座  1．時間管理  

この記事のポイント

仕事でもプライベートでもアポイントメントを取る場面は多いと思います。その際、相手に決定権を与えるのは、あまり良い方法とはいえません。なぜ、アポイントを取る時は相手に決定権を与えてはいけないのでしょうか？

相手にスケジュールの決定権を与えてはいけない

仕事でお客様と打合せするために、アポイントメントを取る場面があると思います。このような時に、あなたはどのように日程を調整しているでしょうか？

「次回のお打ち合わせですが、いつがよろしいでしょうか？」

このように話している場合は注意が必要です。

自分がスケジュールの決定権を握る

なぜ注意が必要なのかというと、打合せ時間の決定権を相手に与えているからです。時間の効率化を図るためには、自分で時間をコントロールしていかなければなりません。

もし、相手が設定してきた打合せの時間帯に、既に予定が入っていたらどうでしょうか？

お客様との打合せを優先するのか、既に入っている予定を優先するのか、決めなければなりません。

もしお客様との打合せを優先するのであれば、既に入っている予定を別の時間に調整する必要が発生します。

別の時間に調整できれば良いですが、調整できないこともあります。

こちら側から「いつがよろしいですか？」と聞いておきながら、言われた時間がダメとなってしまっては、「そっちが、いつが良いですか？と聞いてきたのにダメってどういう事ですか？」と相手を怒らせてしまうとも限りません。

このようにならないためには、相手にスケジュールの決定権を与えるのではなく、こちらが主導権を握るのです。

アポイントを取る場合はこちらから候補となる日程を伝える

アポイントを取る場合のコツは、自分の空いている時間を2～3つ用意しておいて、相手にその日を提案するのです。

「次回のお打ち合せの件ですが、○月○日○時と△月△日△時と□月□日□時の中で、空いている時間はありますでしょうか？」

１つの候補だけだと日程が合わないことがあるのですが、３つ程度候補を提案すれば、どれか１つの日程に決まる可能性が高まります。

こちら側は、空いている時間帯を候補にしているので、自分のスケジュールを変更する必要もありません。

このように、アポイントを取る場合は、こちらの空いている時間を提案するのです。

そうすることで、こちら側のスケジュールを再調整する必要もありませんし、無駄に時間を費やすこともなくなります。

最終的な決定権は相手に与えますが、日程の候補はこちらで決めていますので、相手の意志を尊重しつつ、自分のスケジュールを変更することなく、アポイントメントを取ることができます。

行動へのステップ

１．アポイントを取る場合はこちらから候補となる日程を伝える