時間効率化をするために一番最初にやらなければならないことは？

テーマ : 自己管理講座  1．時間管理  

この記事のポイント

「毎日忙しくて、あっという間に1日が過ぎてしまう。1日24時間では足りない。」と思った経験は誰にでもあると思います。しかし、毎日忙しくて時間がないと思っていても、意外と無駄に過ごしている時間が多いものです。まずは、自分の行動を記録して、どんな1日を過ごしているかを把握していきます。さらに、行動記録から無駄時間を見つけて、自分が本当にやりたいことに割り当てることで、充実した1日を過ごせるようになります。

時間管理の第一歩は自分の行動を分析することから始める

「毎日忙しすぎて、自分のやりたいことが全くできない。もっと充実した日々を過ごしたい。」

毎日忙しくて時間が足りないと感じているあなたは、そう思っているのではないでしょうか？

1日は24時間で、すべての人に与えられた平等な時間です。自分だけ毎日2時間プラスして26時間にすることはできません。

最終的には、「1日24時間をいかに無駄なく効率的に過ごしていくか？」と言う考えにたどり着くと思います。

「1日を効率良く過ごしたい」と思った次にやるべきことは、「自分の行動を分析すること」です。

「行動を分析」と言っても難しく考える必要はありません。1日24時間、自分が何をやったかを記録していくのです。

「1日の中で、何をどのくらいの時間でやっているのか？」を記録していくことで、「どの部分が効率化できるか？」を分析していくのです。

自分にとって何が必要で、何が不必要かは、その人でないと分かりません。だから、記録することが必要なのです。

そして、記録することで客観的に自分の時間の使い方を分析することができるようになります。

「1日が忙しくて、あわただしいまま終わってしまう」と思っていても、実際は無駄に過ごしている時間があることに気づくと思います。

私もチェックしてみたのですが、愕然としました。意外と無駄に過ごしている時間が多かったのです。

【ステップ1】15分単位で自分の行動を記録する

まずは、自分の行動をチェックすることから始めます。自分の行動内容を15分単位で記録していきます。

自分の行動内容を細かく書くのは、とても面倒な作業かもしれません。しかしながら、日々の過ごし方は人それぞれ違いますし、どの部分が効率化できるかは、実際に記録してみないと分からないのです。

行動内容を記録する際に、「この部分は改善できそうだ」「この部分は無駄に過ごしている部分かもしれない」と感じた時は、その都度記録して下さい。この記録は、後のステップで重要になります。

【ステップ2】記録した行動を3つに分類する

自分の行動を1週間記録したら、振り返りを行います。1日24時間×7日＝168時間分の行動が記録されています。

その記録をひとつずつ見返していきます。その際、3つに分類します。

１．そのまま継続する

自分の生活に必須なもの。（例）睡眠、食事、仕事、家事など

２．やめる

やめても自分の生活に影響がないもの。（例）ダラダラ観るテレビ、SNS、ネットなど

３．そのまま継続するが、時間を短縮する

自分にとって必要だが、工夫して時間を短縮していく。（例）仕事、家事など

【ステップ3】そのまま継続していく

「１．そのまま継続する」については、時間についても現状を維持してそのまま継続していきます。

例えば、睡眠が8時間で自分にとって必須ならば、これからも8時間睡眠を継続していきます。

ここは、そのまま継続していくだけなので、特に問題にはなりません。

【ステップ4】無駄時間を排除する

「２．やめる」については、文字通り「やめて」しまいます。

この24時間の行動記録で一番重要なのが、「いかに無駄時間を排除して、自分のやりたいことに割り当てるか？」です。

自分が無駄と感じていることをやめてしまうのが、新しく時間を作り出す一番簡単な方法です。

例えば、無駄時間が1日に30分あったとします。この30分は、そのまま別のことに割り当てることができます。

例えば、毎日SNSをやっている内の30分を、資格取得の勉強に割り当てることで、スキルアップにつなげることができます。

将来の自分の生活に影響のないものは思い切ってやめてしまいます。その分を、将来の自分の生活にプラスになっていくものに切り替えていきましょう。

【ステップ5】時間短縮できないか検討する

「３．そのまま継続するが、時間を短縮する」については、さらに深掘りしていきます。

【ステップ1】で自分の行動を記録すると共に、「この部分は改善できそうだ」「この部分は無駄に過ごしている部分かもしれない」と感じた時は、その都度記録して下さいとお願いしました。

この記録が振り返りをする際に、生きてくるのです。

人間は忘れる動物です。3日前の夕食に何を食べたかを正確に覚えている人が少ないのと同じです。

その時自分が感じた記録を見返し、振り返りを行うことで、今後の改善に生かして行きます。

まず、「３．そのまま継続するが、時間を短縮する」についてですが、やっていることは自分の生活に必要だが、時間を短縮できないかと言うことです。

例えば、ニュース番組などを観る際は、リアルタイムで観ないで、一旦録画して、再生する際に1.5倍速で観ることで時間短縮することが可能です。

ニュースなどは、情報を入手すれば良いので時短しても問題はないかと思います。逆にドラマや映画など、趣味性が高いものについては、あまり時短しない方が良いと思います。

仕事についても、ある作業について、「スキルアップすることで効率化できないか」、「ツールを使うことで時間短縮につながらないか」などを検討していきます。

行動へのステップ

１．15分単位で自分の行動を記録する
２．記録した行動を3つに分類する
３．無駄な時間を排除する
４．時間短縮できることがないか検討する