仕事のミスを防ぐ手帳の使い方とは？
テーマ : 自己管理講座 1．時間管理
この記事のポイント
仕事でミスをしてしまった経験は誰でもあると思います。例えば、忙しい時に新しい仕事を頼まれて、手帳にその内容を書かず、頭の中で覚えたつもりが、その仕事を忘れてトラブルが発生してしまった。このようなミスは、手帳を上手に活用することで回避することができます。
手帳に情報を集約することで仕事のミスを減らすことができる
仕事でミスをしたことは誰でもあると思います。不思議なもので、仕事が忙しい時に限って、ドンドン新しい仕事を頼まれるのです。
以前、仕事が忙しい時に上司が来て、新しい仕事を頼まれました。
あまりにも忙しかったので、手帳に書かず、頭の中に覚えたつもりが忘れてしまい、大きなトラブルになりました。この時は、トラブル対応に多くの時間がかかりました。
新しい仕事を言われたら、その場で手帳に書くようにする
仕事を忘れてしまった結果のトラブル対応は、きちんと仕事を忘れずにやっていれば、やらなくてもよい仕事です。
「やらなくてもよい仕事はやらない」
これが仕事の効率化をするためにとても重要です。仕事を効率化していくには、このようなミスは絶対に避けなければなりません。
大きなトラブルを経験して以来、新しい仕事を頼まれたら、その場で手帳に書くようにしています。
さらに、上司の目の前で仕事内容を手帳に記入することで、上司に安心感を与えることもできます。
全ての情報を手帳に集約して、手帳を見返せば何でも分かるようにしておくことがベストです。そうすれば、ミスを最小限に抑えることができます。
おすすめの手帳は1日1ページ
仕事の管理には手帳が必要不可欠なツールになります。書店や文具店に行くと、たくさんの手帳があります。1ヶ月タイプ、2週間タイプ、1週間タイプなど。
私がオススメしている手帳は、1日1ページの手帳です。
なぜ1日1ページの手帳がオススメなのかと言うと「メモ欄が多い」からです。1ヶ月タイプ、1週間タイプの手帳だと、メモを書くスペースが少ないのです。
1日1ページの手帳だとスペースが広すぎるのであれば、2日1ページの手帳もオススメです。
私は、ちょっとしたメモ、打ち合わせの内容、アイデアなど、とにかく手帳に書くようにしています。
もちろん、パソコンやスマホなど、デジタルツールを使って管理しても大丈夫です。目的は、自分の仕事を1ヶ所にまとめて、全体像を把握できるようにすることです。
行動へのステップ
１．やるべき仕事やスケジュールを1冊の手帳に集約する
２．手帳を見れば、自分のやるべき仕事の全体像が分かるようにする
３．手帳はメモがたくさん書ける1日1ページタイプがオススメ
４．手帳の代わりにデジタルツールを使っても良い
