新しい仕事が割り込んできた時の対応方法

テーマ : 自己管理講座  1．時間管理  

この記事のポイント

新しい仕事が割り込んできたり、急なクレームが発生したり、自分の予定通りに仕事が進むことは少ないと思います。常に仕事の全体像と重要度、緊急度を把握して、新しい仕事が割り込んできたら、その内容を見極め、仕事全体を再構築する必要があります。

緊急のトラブルが発生した時の対応が、そのまま仕事の能力差になる

自分の予定通りに仕事が進むことはほとんどありません。

急なクレームや、緊急度の高い仕事が割り込んでくると、今までやっていた仕事を中断して、そちらの仕事を優先させなければならないことがあります。

この時の対応が上手にできるかどうかが、そのまま仕事の能力差になります。

【ステップ１】仕事の全体像を把握し、重要度と緊急度を意識しながら仕事を進める

自分のやるべき仕事を手帳にリストアップして、全体像を把握しておきます。さらに仕事を重要度と緊急度に分類しておきます。

この状態で仕事を進めることを常に意識しておきます。

なぜ、この作業が必要なのかと言うと、いつ緊急の仕事が入り込んでも大丈夫なように備えておくためです。

【ステップ２】新しい仕事が入ったら、どの仕事を優先させるか検討する

新しい仕事が入ってきたら、手帳に仕事内容を記入します。

そして、どの仕事を優先させるべきかを考え、新しい仕事をどのタイミングで行うかを決定します。

この判断が短時間でできるようになると、円滑に仕事がこなせるようになります。

【ステップ３】新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が高い場合

新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が高い場合、今やっている仕事を中断し、新しく入ってきた仕事をやります。

この時注意しなければならないことは、今やっている仕事がどこまで進んでいるかを記録しておくことです。

そして、新しい仕事が終了した後、中断した仕事を再開する時に始めやすいようにしておきます。決して、やりっぱなしで中断させてはいけません。

【ステップ４】新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が低い場合

新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が低い場合、今やっている仕事をそのまま進めます。

行動へのステップ

１．仕事の全体像を把握し、重要度と緊急度を意識しながら仕事を進める
２．新しい仕事が入ったら、どの仕事を優先させるか検討する
３．新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が高い場合は、新しい仕事を行う
４．新しい仕事が、今やっている仕事より優先度が低い場合は、今の仕事を継続する