限られた時間で与えられた仕事を行うための考え方

テーマ : 自己管理講座  1．時間管理  

この記事のポイント

仕事には必ず期限があります。限られた時間で与えられた仕事をこなすためには、どのような考え方で仕事を進めて行けば良いのでしょうか？

仕事を完璧にやらなくても良い

「仕事を完璧にやる必要はない」と言うと、「えっ！？」と思われそうですが、事実です。

私たちに与えられた時間は有限です。確かに与えられた仕事を全て完璧にこなせれば、それが一番良いに決まっています。

ただ、一つ一つの仕事を時間をかけて完璧にやることは、時間的に難しいのが現状ではないでしょうか？

完璧にこだわりすぎて、他の仕事がおろそかになってしまっては、元も子もありません。

相手の期待値に合わせて仕事をする

限られた時間の中で、与えられた仕事をこなしていくためには、どんなことに気をつければ良いのでしょうか？

それは「相手の期待値を把握する」ことです。相手が仕事を頼む際は、必ずある期待を持って頼んできます。

その期待とは、スピード（期限）とクオリティ（質）です。相手から仕事を頼まれたら、これを見極めるのです。


仕事を頼まれた時に、この2つをきちんと聞いておけば、相手がその仕事に対して、どのくらいの期待を求めているかが分かります。

相手はどの程度のレベルの仕事を要求しているのか？

繰り返しになりますが、相手があなたに仕事を頼む時は、ある期待値（期限・質）を持って頼んできます。

相手が仕事を頼んできた時の期待値とは、「この仕事はここまでのレベルの物が出来上がれば良い」と言う値です。

相手の期待値と同じ物が出来上がれば、とりあえずＯＫです。相手の期待値より良いものが出来上がれば相手は喜び、あなたの評価が上がります。一方、相手の期待値より低いものが出来上がれば、あなたの評価が下がってしまいます。

相手の期待値に対して、どんな仕事をしていけば良いのか？

相手の期待値を数値で表してみます。例えば、Aという仕事を80の期待値で頼まれたとします。と言うことは、基本は80の期待値の物が出来れば良いのです。

80以上の期待値の物を作り上げるには、さらに時間を費やすことになります。完璧主義の人は、80以上の物を作り上げるために、さらに時間を費やします。

時間を費やせば相手の期待を超えるものを作り上げることは可能です。ただ、これをやって良いのは、時間に十分な余裕がある時だけです。

評価は低い方に引っ張られます。Aの仕事で100の物ができたとしても、他の仕事で相手の期待値より低いものができてしまったら、全体の評価は下がってしまいます。

たくさんの仕事をこなしていくためには、80の期待値の物が出来上がったら、そこで終了させるのです。そして、次の仕事に取りかかるのです。

確かに「良い物を作り上げたい」「妥協はしたくない」という気持ちは、良く分かります。

全体の仕事量を把握しながら、時間に余裕がある時は、相手の要求している期待値以上のものを作り上げるために時間を費やす。

時間がない場合は、相手が求めている期待値の物で終了させる。たくさんの仕事をこなしていくためには、この割り切りが必要であると考えています。

行動へのステップ

１．相手から仕事を頼まれた時は、期限と質を見極める
２．基本は相手の期待値と同じ物ができたら完了させる
３．時間に余裕がある場合は、相手の期待値以上の物を作り上げる