突発的なトラブル対応にも冷静に対処する方法
テーマ : 自己管理講座 1．時間管理
この記事のポイント
仕事で突発的なトラブルに見舞われることがあります。その時に慌ててしまうと、冷静な判断ができず、トラブルが大きくなってしまうことがあります。そうならないためには、平時の過ごし方が大切になります。
平時にストレスなく過ごせるか？
仕事で突発的なトラブルが発生することがあります。その時に、冷静な判断ができず、トラブルを大きくしてしまい、時間と労力を費やしてしまったことはないでしょうか？
冷静に判断できれば、すぐ解決できたのに、その時に慌ててしまって、冷静な判断ができず、適切な対処ができなかった。
トラブルが発生しても、冷静に解決策を出し、適切に対処するにはどうすれば良いでしょうか？
ポイントは「平時にいかにストレスなく過ごせるか？」になります。
※平時（へいじ）とは、平常な時。変わったことのない時。
自らのミスで仕事の時間を増やしていく
あらかじめ時間の決まっていない仕事にはいくつかありますが、そのひとつに緊急のトラブル、クレーム対応があります。
今までやっていた仕事を中断させて、緊急トラブル、クレーム対応をしなければなりません。
無計画に仕事をやっている人は、ここでパニックになってしまい、冷静な判断ができなくなってしまいます。冷静な判断ができないと言うことは、仕事をミスする可能性が高くなります。
ミスをしてしまうと、そのミスをリカバリーするために、さらに多くの時間を費やさなければならなくなります。
自らのミスで、仕事を増やしているのです。
普段の仕事はルーチンワーク化してストレスを極限まで減らしておく
普段行っている仕事は、ルーチンワーク化してストレスを極限まで減らせるようにしておきます。
日常生活で、顔を洗ったり歯を磨いたりするときにストレスを感じることはないと思います。普段の仕事も、顔を洗ったりするくらい、無意識にできるようにしておきます。
普段から仕事のストレスを抱えていると、いざ緊急のトラブルが発生した時、ストレスに更なるストレスが加わるので、冷静な判断ができなくなる可能性が高まります。
そうならないために、緊急のトラブル対応がない時は、仕事に対するストレスを減らしておくように心がけておきます。
そうすれば、万一トラブルが発生した時に、冷静にトラブル対応できるようになります。
仕事の進捗を常に把握しておけば、緊急な仕事が入ってもパニックになることはない
私は、急に仕事が増えてもパニックになることは、ほとんどありません。と言うのも、手帳を上手に使うことで、常に仕事の進捗が把握できているからです。
緊急な仕事が入っても、現在の仕事の進捗を把握できているので、冷静にスケジュールの変更をすることができます。
冷静に対処できると、ミスも少なくなります。ミスをリカバリーするための仕事をする必要もありませんし、その結果、最小限の時間で仕事をすることができます。
仕事のミスを最小限に抑えることが、時間の効率化にもつながっていきます。
行動へのステップ
１．自分の仕事をすべて手帳に書き出して全体像を把握する
２．仕事の進捗状況を把握する。手帳を何度も見返して、進捗を覚えてしまうのがベスト
３．緊急の仕事が入ったら、全体の仕事を見ながら、冷静にスケジュールを変更していく
