時間の効率化をするためには、なぜ自分の仕事スタイルを確立した方が良いのか？

テーマ : 自己管理講座  1．時間管理  

この記事のポイント

仕事は毎日同じことの繰り返しであることが多いと思います。長く仕事をやっていると、自分なりの仕事のスタイルが分かってきます。そのスタイルに合わせて仕事を組み入れて行くと、時間の効率化ができるようになります。

自分がどのような傾向で仕事をしているのか？

どんな仕事でもそうですが、基本的には毎日同じことの繰り返しです。長く仕事をやっていると、自分自身の仕事のスタイルが分かってくると思います。

仕事の効率化をするためには、自分なりの仕事スタイルを見つけて、そのスタイルに合わせた仕事を組み入れて、パターン化していくことが大切です。

自分の仕事スタイルをパターン化する

私は仕事のパターンを下記の3つに分割しています。


日によって上記のようにならないこともありますが、1日の流れをおおよそ決めて仕事をしています。

時間を決めて、同じような仕事を同じ時間帯にまとめて行うと、効率的に仕事ができるようになります。

例えば、客先訪問を相手の都合に合わせて、その都度行くのではなく、こちらから午後の外回りの時間帯に設定するようにすれば、まとめて訪問することもできるようになり効率的です。

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また、パソコンを使った書類作成なども、なるべく同じ時間帯に行うようにします。そうすることで、時間の短縮化ができます。

日頃の仕事は無意識にできるようにする

人は毎日繰り返し同じことをしていると、意識せずに物事を進められるようになります。

例えば、朝起きてから出社するまでの行動。朝食を食べたり、歯を磨いたり、顔を洗ったり、洋服を着たり。これらのことは、あまり意識せずに流れるように行動していると思います。

流れるように行動することのメリットは、ストレスになりにくいことです。仕事も同じように行うことができれば、ストレスを軽減させることが可能です。

普段のルーチンワークでストレスを抱えて、さらに突発的なクレーム対応でもストレスを抱えていたら、1日中ストレスを抱えてしまうことになります。

突発的に発生するクレーム対応では、多少のストレスを抱えてしまうことは仕方ないかもしれませんが、毎日行うルーチンワークは、なるべくストレスを減らして平常心で仕事ができるとベストです。

ストレスが少ない状態であれば、急なトラブル対応にも冷静に対処することができます。

集中できる時間を見つける

自分が仕事をする中で、集中できる時間を見つけておくことも大切です。「1日の中で自分は、どの時間帯が一番集中できるのか？」を調べておきましょう。

私の場合は、午前中と夕方が集中できるので、この時間帯に重要な仕事をするようにしています。

昼食後はお腹がいっぱいになるので、どうしても眠くなりがちです。そのため、外回りをして、なるべく体を動かす仕事を入れるようにしています。

行動へのステップ

１．自分の仕事スタイルを見つける
２．自分の仕事スタイルに適した仕事を組み入れてパターン化する
３．普段の仕事はストレスを減らして平常心で出来るようにする