システム手帳をスマートに使いこなすためのリフィルメンテナンス方法

システム手帳の膨らみ具合であなたが評価される

システム手帳を使うときに必要なことが、システム手帳のメンテナンスです。

システム手帳のバインダーに保存できるリフィルの枚数には限りがありますから、定期的にリフィルの整理をしなければなりません。

仕事で、パンパンに膨れ上がったシステム手帳を使っている人を見たことはありませんか？

それを見たあなたは、どんな印象を持ちましたか？

「この人と一緒に仕事をしても・・・大丈夫だろうか？」

人の見た目は大切です。清潔感もあって、スーツをきちっと着こなしているのに、システム手帳がパンパンになっていると、総合的には相手にだらしないと印象付けてしまうのです。

せっかくシステム手帳を使うのですから、スマートに使いこなしたいですね。スマートにシステム手帳を使いこなすことで、あなたの評価を上げることも可能です。

1ヶ月に1回、定期的にシステム手帳をメンテナンスする

私はシステム手帳を毎月月末にメンテナンスをしているため、システム手帳が膨らんでパンパンになることはありません。

例えば、デイリーリフィルをメインで使っている場合、1年分をシステム手帳に全て入れることはできません。

私は、マンスリーとデイリーを併用しているのですが、マンスリーは1年分、デイリーは2ヶ月分をファイリングしています。

1ヶ月間リフィルを使って、特に変更の必要がなければ同じフォーマットのリフィルを印刷します。

修正したい箇所があれば、リフィルのデザインを編集。新しくデザインしたリフィルを印刷して、システム手帳のバインダーにセット。

この作業を毎月、ルーチンとして行っています。

こうすることで、常に自分に合った最新の手帳リフィルを使い続けることが可能です。

過去のリフィルはPDFに変換してスマートフォンに保存

使い終わったリフィルは自宅に保存しているのですが、過去の記録を見返したいこともあります。

過去の記録を見返す頻度は少ないのですが、ゼロではありません。その都度、自宅に戻ることもできませんし、全てのリフィルを持ち歩くのは現実的ではありません。

私は、過去に使った手帳リフィルをいつでも見返せるように、PDFに変換してクラウドにに保存しています。



PDFの変換方法は、会社にある複合機（コピー機）、もしくはスキャン機能のあるプリンタを使います。このスキャン機能を使って、使用済みの手帳リフィルをデジタルデータ（PDF）に変換します。

変換の品質は300dpiで十分です。解像度を上げてしまうとファイルのサイズが大きくなってしまいますので、いくつかの解像度でスキャンしてみて、あなたの使いやすい解像度でスキャンして下さい。

私はこの方法で、マンスリーリフィルを60ヶ月分、デイリーリフィルを1,800日分、クラウドに保存しています。

スマートフォンを持っていれば、いつでもどこでも過去のリフィルを見返すことができるので、非常に安心感があります。

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