仕事を効率良くする方法とは?ポイントを抑えればスケジュール管理は難しくない
ポイントを抑えればスケジュール管理は難しくない
スケジュール管理はポイントを押さえておけば、そんなに難しいものではありません。シンプルなルールにしておけば、面倒で途中でやめてしまったりすることなく続けられるようになります。スケジュール管理が上手になれば、たくさんの仕事をこなすことができるようになります。たくさんの仕事を効率良くこなすために大切なことは、
1.自分のやるべき仕事をリストアップする
2.やるべき仕事を重要度別に分類する
3.仕事をどの順序でやるかを決める
会社で周りの人を観察してみると分かりますが、仕事のやり方は人それぞれです。その人の能力にも左右されますが、「もうちょっとスケジュール管理を上手にやれば、もっと効率的に仕事がこなせるようになるのに・・・」と思うことが多いです。
上手に時間の効率化を行って仕事をやっている人は、上記の3つをきちんとやっています。逆に、上手に出来ていない人ほど、上記の3つをおろそかにしているような気がします。
それでは、ひとつずつ詳しくお話していきます。
1.自分のやるべき仕事をリストアップする
これは、自分がやらなければならない仕事を全て手帳に書くと言うことです。上司から仕事が与えられたら、その場で手帳に書きます。どんな些細な事でも、手帳に書いていきます。
そうすることで、手帳を見れば、自分のやるべき仕事が全て書いてあることになります。これを徹底すれば、仕事を忘れることはなくなります。
また、全部の仕事が書いてあると言うことは、自分がやらなければならない仕事の量を把握することができます。
「自分がどのくらいの仕事を抱えているのか?」仕事の量を把握しておくことは、スケジュール管理をする上で、非常に重要です。
2.やるべき仕事を重要度別に分類する
自分のやるべき仕事をリストアップした後は、どの仕事が重要なのかを分類します。仕事には、重要度と期限があります。
・今すぐにやらなければならない仕事
・明日でも大丈夫な仕事
・自分がやらなくても良い仕事
など。
今日中にやらなければならない仕事を後回しにして、自分がやらなくても良い仕事をやってしまう。すると、今日中にやらなければならない重要な仕事をする時間がなくなって、残業しなければならなくなった。
これは、重要度を判断せずに仕事をすることで起こります。スケジュール管理がうまくできない人は、この重要度の判断ができていません。
人間と言うのは、楽な方に流れてしまいがちです。何も考えずに仕事をやっていると、重要でない簡単な仕事をやってしまいます。
そうならないために、自分のやるべき仕事を重要度別に分類しておきましょう。
3.仕事をどの順序でやるかを決める
重要度別に分類したら、仕事をどの順序でやるかを決めます。そして、順序を決めたら、その順序どおりに一つずつ仕事をこなしていきます。これが基本になります。
ただし、この予定通りに進めば問題はないのですが、日々仕事をやっていると、突発的な仕事をやらなければならないこともあります。スケジュール管理が苦手な人は、ここでパニックになってしまい、仕事が中途半端になってしまいます。
突発的な仕事が割り込んできた時、どのように仕事を再編成して進めていくべきなのか?
実はこの時の対応が、仕事を短時間でこなしていくための重要なスキルになります。これができるようになると、仕事を効率よくこなせるようになります。