手帳をうまく活用できれば、突発的なトラブル対応も冷静に対処することができる
あらかじめ時間の決まっている仕事より、突発的に発生する仕事のほうが多い
自分の仕事内容を確認してみると、突発的な仕事や、時間の決まっていない仕事の方が多いです。あらかじめ時間の決まっている会議やお客様への訪問などについては、手帳のスケジュール欄に書くことができます。これはそんなに難しいことではありません。
自らのミスで仕事の時間を増やしていく
あらかじめ時間の決まっていない仕事にはいくつかありますが、そのひとつに緊急のトラブル・クレーム対応があります。今までやっていた仕事を中断させて、緊急トラブル・クレーム対応をしなければなりません。
無計画に仕事をやっている人は、ここでパニックになってしまい、冷静な判断ができなくなってしまいます。冷静な判断ができないと言うことは、仕事をミスする可能性が高くなります。
ミスをしてしまうと、そのミスをリカバリーするために、さらに多くの時間を費やさなければならなくなります。
自らのミスで、仕事の時間を増やしているのです。
仕事の重要度、緊急度を見極めることが仕事の効率化では重要
他に時間の決まっていない仕事には、「仕事の期限は決まっているが、期限までのスケジュール管理は自分自身で行うもの」などもあります。実はこの仕事をいかにうまくこなしていくかが、とても重要になってきます。
仕事には全て期限と重要度があります。この2つを考慮して、仕事をやる順序を決めていきます。スケジュール管理が上手くできない人は、この2つがうまく分類できていないことが多いです。
今日やらなければならない重要な仕事を後回しにして、それほど重要ではない仕事を先にやってしまったり。すると、今日やらなければならない重要な仕事をする時間がなくなってしまい、残業しなければならなくなった。
重要度や緊急度を判断せず、与えられた仕事を次から次へやるような人は、今までやっていた仕事を中断して、次の仕事を始めます。その結果、仕事がみんな中途半端になってしまうのです。
仕事の状況を把握しておけば、緊急な仕事が入ってもパニックになることはない
手帳を上手く活用できれば、このような事態も少なくなります。私は、急に仕事が増えてもパニックになることはありません。と言うのも、手帳を上手に使うことで、常に仕事の状況が把握できているからです。
緊急な仕事が入っても、現在の仕事の状況を把握できているので、冷静にスケジュールの変更をすることができます。
冷静に対処できると、ミスも少なくなります。
ミスをリカバリーするための仕事をする必要もありませんし、その結果、最小限の時間で仕事をすることができるのです。