手帳を使っても長続きしないのはなぜか？まずはシンプルな方法で手帳を使う習慣を身につける。

手帳を活用できていない人が多い

書店や文具店に行くと、様々な種類の手帳があります。特に年末と4月には、専用の手帳コーナーが設けられて、たくさんの手帳が販売されます。

スケジュール欄が、1日1ページ、1週間1ページ、2週間1ページ、1ヶ月1ページなど。

「自分が良さそうだと思ったものを買ってみたが、使い方が分からない・・・」「スケジュール欄に、会議やお客様との打合せ予定を書く程度で、ほとんど活用ができていない」という方が多いようです。

書店に行くと、手帳の使い方に関する本がたくさんありますが、そこまでして手帳の使い方を勉強する人は、ごく少数です。勉強して実践しても、途中でやめてしまう方も多いです。

手帳が使いこなせない原因は、「自分にあった使い方が分からない」「やり方が複雑で面倒」「手帳を使っても成果が上がらない」などが考えられます。

まずはシンプルな方法で手帳を使う習慣を身につける

今まで手帳を使ったことがない人が、いきなりスケジュール管理をすることは難しいかもしれません。

まずは、シンプルな方法で習慣化を促していきます。手帳を使う習慣が身につけば、次のステップとして、自分に合った方法でアレンジしていきます。

まずは下記の3つを書くようにして、習慣化させていきます。

1.あらかじめ決まっている予定を記入する

社内での会議や客先の訪問など、あらかじめ決まっている予定を記入します。

予定は、その予定を伝えてきた相手の目の前で書きます。相手の目の前で書くことによって、「○○さんは、私の言った予定をきちんと手帳に書いてくれている」と、相手に安心感を与えることができます。

さらに、あらかじめ決まっている予定をスケジュール欄に記入しておくことで、仕事の予定を忘れることもなくなります。

社内会議や客先訪問などは相手がいることなので、時間を厳守する必要があります。時間が守れないと「○○さんは、時間にルーズでだらしない」と思われるようになり、自分の評価を下げてしまいます。

2.やった仕事と時間を記入する

何時から何時までどんな仕事をやったのかを記入します。例えば、「14:00～15:00会議書類作成」などです。

どの仕事にどのくらいの時間がかかったのかを書いておくことで、別の日に同じ仕事をする時、作業時間を見積もる際にとても便利です。

3.会議の内容や仕事で気がついたことを記入する

会議などの議事録、仕事をやっていて気になったことを記入しておきます。

社内で専用の議事録があればそちらに書く必要がありますが、専用の議事録がないのであれば、手帳に書いておきます。

会議用のノートを別に作るよりも、1冊の手帳に情報を集中させることで、手帳を使う頻度が増えますので、手帳活用の習慣化にもつながります。

また、仕事の気づきを書くことで、その気づきをさらに深く検討していけば、仕事のスキル向上に役立ちます。

手帳を使っていくうちに改善案が出てくる

手帳を使うことが習慣化されていくと、「この部分を改善したら、もっと使いやすくなるのではないか？」と、改善案が必ず出てきます。

その改善案をひとつずつ試していきます。うまく行かないこともありますが、これを続けていくことで、自分なりの使い方に変化していきます。

その結果、手帳を上手に活用できるようになります。