仕事の効率化をするためには、常に優先度を意識しながら仕事をすること。
仕事は予定通りに進まないことを認識しておく
仕事は、自分の予定通りに進むことがほとんどありません。急なクレームや、優先度の高い仕事が割り込んでくると、今までやっていた仕事を中断して、そちらの仕事を優先させなければなりません。
この時の対応を上手にできるか否かが、そのまま仕事の能力差になります。
仕事ができる人は、新しく入ってきた仕事の優先度をきちんと把握して、優先度の高い仕事を優先させて、その仕事が終わったら、通常の業務に戻ります。
一方、仕事ができない人は、新しく入ってきた仕事の優先度が分からずに、優先度の低い仕事をやってしまい、優先度の高い仕事をおろそかにしてしまった結果、大クレームに発展。さらに時間をかけてそのクレーム対応をしなければならなくなった。
自分のミスで、本来ならやらなくても良い仕事をやらなければならなくなります。
自分の業務をリストアップして常に優先度を意識しながら仕事をする
こうならないために必要なことは、自分の仕事を手帳にリストアップして、優先度を意識しながら仕事をすることです。そして、新しい仕事が入ってきたら、手帳にきちんとその仕事内容を記入して、どの仕事を優先させるべきかを考えます。
優先度が低ければ、今やっている仕事をそのまま続けます。もし、今やっている仕事より優先度が高ければ、そちらの仕事を進めるようにします。
この判断が短時間でできるようになると、サクサク仕事がこなせるようになります。
業務の優先度に応じて柔軟に仕事を進めていく
ポイントとなる部分なので、まとめます。新しく入ってきた仕事と今やっている仕事の優先度を比較して、対応を決定していきます。１．新しく入ってきた仕事の優先度が高い場合
今やっている仕事を中断し、新しく入ってきた仕事をやります。
この時、今やっている仕事がどこまで進んでいるかを記録しておきます。なぜ記録するのかと言うと、中断した仕事を再開する時に始めやすいようにしておくためです。
２．今やっている仕事の優先度が高い場合
そのまま、今やっている仕事を進めます。この時、新しい仕事をどのタイミングでやるかを決めておきます。
明確な判断基準を持つ
上記は簡単な例になりますが、仕事によってはもっと複雑な判断基準が必要なこともあります。私が言いたいことは、あなたが行っている仕事について、明確な判断基準を持っておくのです。
新しい仕事が入ってきた時、「今の仕事を続けるか？」「新しい仕事をやるか？」判断に迷っていると、迷っている時間はムダな時間になります。
そうならないために、すぐに判断できるような基準を持っておくことが大切です。
