スケジュールを詰め過ぎない。空白の時間を入れておくと予定を調整しやすくなる。

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スケジュールを詰めすぎてはいけない

きっちりスケジュール管理をやっていると、より効率的に仕事をするために、すべての時間帯に仕事を入れてしまいがちです。

確かに、効率良く仕事をするためには、スケジュールを隙間なく入れれば可能です。

しかし、スケジュールを詰めすぎてしまうと、予定通りに行かなかった時、スケジュール調整ができなくなってしまいます。

例えば、会議の後、すぐにお客様とのアポイントメントを取っていたとします。

もし会議の時間が延びてしまったら、お客様との打合せ時間を後にずらさなければなりません。直前のスケジュール変更は、相手に良い印象を与えません。

そうならないためには、会議時間の後に、30分から1時間程度の空白時間を入れておきます。

そうすることで、会議が少し延びてしまったとしても、お客様との打合せ時間を後ろにずらさなくても済むようになります。

もし会議が時間通り、もしくは早く終わった場合、空いた時間は他の仕事に振り分けて、お客様の訪問前までにその仕事を行うようにします。

空白の時間帯に何をするか?

では、その空白の時間に何をすれば良いのでしょうか?

予定通りに仕事が進んでいない場合は、この時間帯に遅れている仕事をやります。

予定通りに仕事が進んでいる場合は、メールチェックや書類チェックなど、短時間でできる仕事をやります。

また、緊急度が低いが今後やらなければならない仕事もあると思います。それを、この空白の時間帯に行い、少しずつ仕事を進めていきます。

クリエイティブな企画職の場合は、この時間帯にいろいろ情報収集をして、新しいネタを探す時間にしても良いと思います。

空白の時間帯にやるべきことをあらかじめ決めておく

今までお話したように、仕事をしていると事前に見積もっていた時間よりも早く終わってしまうことがあります。

この時間を何もせずにボーッとしているのも、もったいないですね。

そうならないためには、空白の時間(細切れ時間)が出来た時にあらかじめやることを決めておきます。

そうすれば、突発的に発生した空白時間を無駄なく使うことができます。細切れ時間を有効利用できるように、短時間で出来る仕事をリスト化しておくと便利です。

10~15分程度の細切れ時間は1日の中で何度かあると思います。10分の細切れ時間が3つあれば30分です。意外とバカにできない時間です。

何もしなければ10分なんてすぐに過ぎてしまいますが、「10分でも空いた時間があったらメールを1本返信しておこう!」と意識しておけば、仕事が1つ出来てしまうのです。